Reclamaciones contra fianzas de notario: cómo surgen y cómo se pagan

Las reclamaciones contra fianzas de notario son raras en relación con el número de actos notariales, pero cuando surgen las pérdidas se concentran en unos pocos patrones recurrentes. Conocerlos es la mejor prevención que un notario puede practicar.

Los patrones recurrentes

• El firmante nunca compareció. El notario certificó un reconocimiento como favor a un empleador, un familiar o un cliente que "firmará después". La firma fue falsificada; se registró una escritura, hipoteca o poder; un prestamista o comprador perdió dinero. Es la reclamación más común y casi siempre indefendible.
• El firmante compareció pero no fue identificado correctamente. El notario aceptó un documento que no era evidencia satisfactoria de identidad bajo la ley, un "conocimiento personal" que no lo era, o un testigo creíble que no calificaba. El firmante era un impostor.
• El certificado era defectuoso. Lugar omitido, fecha errónea, reconocimiento donde se requería jurat, comisión vencida, sello no conforme. El instrumento fue rechazado para registro o impugnado en litigio, y la demora causó pérdida.
• El notario excedió el cargo. Ejercicio no autorizado del derecho, preparación de documentos sin licencia, notarización fuera de la jurisdicción, notarización de un instrumento en el que el notario tenía interés. El problema del "notario público" en la comunidad hispanohablante, en que quien tiene una comisión ordinaria de notary public explota el significado muy distinto del título en países de derecho civil, pertenece a esta categoría y ha generado prohibiciones legales en varios estados.

Cómo se presenta una reclamación

El reclamante, generalmente quien perdió dinero o su asegurador o prestamista, notifica por escrito a la afianzadora identificando al notario, la fianza, el acto y la pérdida. La afianzadora investiga: obtiene el instrumento, el registro del notario si el estado lo exige y la versión del notario. Si la responsabilidad se establece y la pérdida cae dentro de la condición de la fianza, paga hasta la penalidad. Si la pérdida excede la penalidad, el reclamante persigue al notario directamente por el exceso.

Qué le pasa al notario

Tres cosas. Primero, la afianzadora exige el reembolso de lo pagado más sus costos bajo la indemnización que el notario otorgó al comprar la fianza; puede demandar para cobrar. Segundo, la autoridad comisionante puede ser notificada, y la mayoría de los estados trata una reclamación pagada como causa de suspensión o revocación. Tercero, si la pérdida excedió la penalidad o el reclamante prefirió demandar al notario, el notario se defiende y paga esa acción personalmente.

Donde el E&O cambia el resultado

Un notario con seguro de errores y omisiones remite la reclamación a su asegurador. Por un error honesto (certificado defectuoso, identificación que no alcanzó el estándar legal, equivocación de buena fe), el asegurador paga la reclamación y la defensa, y reembolsa la demanda de la afianzadora hasta el límite. Al notario le queda un asunto disciplinario, no una deuda. Por un acto deshonesto ninguna póliza responde; la fianza paga al público y el notario paga a la afianzadora.

Prevención

El notario que nunca certifica un acto que no ocurrió en su presencia, que identifica a cada firmante por los medios que fija el estatuto y no otros, que lleva registro exija o no el estado, y que completa cada certificado por entero el día del acto, casi nunca verá una reclamación. Casi todas las reclamaciones que pagamos se habrían evitado solo con la primera regla.